こんにちは！コピーライターの竹内です。
先日公開しました、スピッカートの10周年記念企画はお楽しみいただけたでしょうか？
私は、こちらのプロジェクトの主要メンバーを務めさせていただきました。
まだ入社１年未満だったということもあって、細尾さんから声をかけられた時は非常に驚きましたが、
大きなプロジェクトの一員に選んでいただけたのはとっても嬉しかったです。
しかし、「スタッフのみんなで何つくろう🎵」なんてノホホンとしていたのも束の間でして。
実際には初めて挑戦するタスクにひたすら向き合い続ける怒涛の日々。コピーライターとしての文章の作成や言い回しの調整はもちろん、外部の方々とのやりとり、細かな事務作業、スタッフへのタスクの割り当てなど、日々のタスクは想像以上に多岐にわたりました。
その中であらためて強く感じたのが、「マルチタスクはスケジュール管理の上に成り立つ」ということ。
力技でタスクを捌くのではなく、あらかじめ流れを設計しておくことの重要性を実感しました。
今回のブログでは、このプロジェクトを通して私が意識するようになったスケジュール管理のコツを3つご紹介します。
なかには、「自分だから覚えやすいし、わかりやすい」というコツもあると思うのですが……日々のタスク管理に悩んでいる方のヒントになれば嬉しいです。
竹内の特徴
- コピーライター兼ディレクター
- 新卒2年目
- １つのことに没頭しがち
- 旅行の予定は大まかに決めがち
- 画面上の文字は少し読みづらく感じる
1. 週初めに、わかっているタスクの作業時間をすべて確保する
こちらは、弊社ディレクターの前川に言っていただいたこと。
あるものから順に処理していくのではなく、「このタスクはこの日にがっつり入ろう」と枠を決めておくことで、途中で細かなタスクが増えても、作業時間を大きく削らずに済む、というワザ。
さらに、すべきことをスケジューリングする以外にも、臨機応変に対応ができるよう、ゆとりの時間もとっておけると理想ですよね。
2.「今はやらないけど、後で必要なこと」は、5分の作業でもメモしておく
２つ目は、小さなタスクでも、必ずやることリストに書き出すこと。
「自分の記憶力を過信しない」ことが、私のスケジュール管理においての大切な方針となっております。
さらに、業種を横断している場合、内容が多岐にわたるため、同じタスクに再び触れるのが１ヶ月後ということも珍しくありません。
その際に、当時のスケジュールを見返すだけで作業内容をすぐに思い出せる状態にしておくことで、時間のロスや作業の抜け漏れを減らせるようにしています。
「ああ！あの時やっていたハズなのに、思い出せなかった…。」とならないように…。（考えるだけで大変恐ろしい）今後、仕事を１人で任されるだろう自分のためにも、怠らず書くようにしています。
3. 使うツールは「パソコンに１つ、手元に１つ」
私は、スケジュールを管理するのに、デジタルツールとスケジュール帳の２つを使用して管理するようにしています。
２つとも同じ使い方をしているわけではなく……
デジタルツール…案件全体のスケジュール整理
スケジュール帳…今週のやることリスト（優先度付き）
こんな感じで、２つを使い分けています。
アナログ（スケジュール帳）は細かいタスクでも書き込むようにしているので、タスクを即確認したい時に役立ちますし、一方デジタルは大きなスケジュール変更があってもドラッグ&ドロップだけで編集ができるので、関わっている案件すべてをまとめて管理…なんてこともお手のものです。
一時期、どちらか片方に寄りかかっている時期もあったのですが、今は二刀流に落ち着きました。この点だけ大谷翔平と同じで嬉しいです。
デジタルツールはNotionを使用しています。
最初さわった時は機能が多すぎて使いこなせないな…と一歩引いてしまっていたのですが、ネット上で公開されているテンプレートを使用させていただくことによって、その多機能を少しずつ取り入れられております。ありがたや。
さいごに。
さて、３つご紹介いたしましたが、いかがでしたでしょうか。
少しでも読んでいただいた方のヒントになれるような情報があったら嬉しいです。
スケジュール管理は、正直なところ、まだまだ「得意です！」「好きです！」とは言えない段階です。実は、苦手という気持ちすらあるのですが……それでも少しずつ自信を持てるようになってきました。苦手なことが、結果的に自分自身を勇気づけるきっかけになってくれることもあるのだと、今回のプロジェクトを通してあらためて感じています。
それでは、本日はこのあたりで。
最後までお読みいただき、ありがとうございました！